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資産管理システム

情報システムを活用する場合、個人番号取得事務担当者は、 特定個人情報ファイルの範囲を限定するために適切な アクセス制御を行う必要があります。 また、情報システム利用者が適当なアクセス制御を有する者で あることを識別・認証する必要があります。 ただし、これらは従業員100名以下の企業様の場合は義務ではありません。 対策を行うには例えば以下の方法をオススメしております。

入退室管理システム

特定個人情報等を取り扱う区域の管理については 「管理区域」「取扱区域」を明確にし、物理的な安全管理措置を 行う必要があり、管理区域の管理方法として入退室管理システムがあります。

シュレッダー/データ削除ソフト

個人番号が不要になった際、又は個人番号が記載された書類が保管期間を 過ぎた際には「復元できない方法」で廃棄を行う必要があります。 例えば、紙媒体の場合はシュレッダー、データの場合はデータ削除ソフト で復元できない状態にしてから廃棄することをオススメします。